Quando un'azienda mi dice "vorremmo automatizzare qualcosa", di solito ha già in mente tre o quattro candidati. Il rischio è partire dal più rumoroso invece che dal più utile: il processo di cui tutti si lamentano non sempre è quello che costa di più. Automatizzare un processo è una decisione di budget e di tempo, e come ogni decisione va presa con qualche numero in mano.
Prima di scrivere una riga di codice, passo ogni candidato attraverso le stesse tre domande. Sono semplici, e proprio per questo vengono saltate.
1. Quante volte succede, e quanto costa ogni volta?
Un'operazione da cinque minuti che si ripete quaranta volte al giorno pesa più di una da due ore che capita una volta al mese: 200 minuti contro 120, e il primo caso lo vivono tutti i giorni. Il calcolo è banale, ma quasi nessuno lo fa, perché si ricorda il fastidio e non la frequenza.
Per misurarlo bastano due settimane di appunti: chi fa cosa, quante volte, quanto ci mette. Non serve un sistema, basta un foglio condiviso. Poi si moltiplica: minuti per volte per giorni lavorativi, e si guarda il totale in ore all'anno. Spesso il processo "di cui si parla sempre" scende in classifica, e ne emerge uno che nessuno aveva notato perché è diviso tra tre persone.
2. Quanto è alto il costo dell'errore?
Ricopiare un numero d'ordine sbagliato in un file è un fastidio. Ricopiare una giacenza sbagliata significa vendere qualcosa che non c'è. I processi dove un errore ha un costo reale (soldi, clienti, tempo di qualcun altro) vengono prima, anche se sono meno frequenti.
Un buon modo per ragionare è chiedersi: se questo passaggio sbaglia una volta su cento, cosa succede? Se la risposta è "lo correggiamo in due minuti", il processo può aspettare. Se è "dobbiamo chiamare un cliente e rimborsarlo", è un candidato serio. È lo stesso motivo per cui, nei progetti che seguo per i negozi online, il primo intervento riguarda quasi sempre i dati che passano da un sistema all'altro: ne parlo in giacenze negozio e WooCommerce.
3. Le regole sono chiare, o dipendono da chi le applica?
Qui si decide se il processo è davvero pronto per diventare software. Se due persone, davanti allo stesso caso, fanno cose diverse, il problema non è tecnico: prima va deciso cosa si deve fare. Un programma scritto sopra regole vaghe automatizza il caos, e lo fa più in fretta.
Un test rapido: prova a scrivere il processo in dieci righe, come lo spiegheresti a un collega nuovo. Se non riesci, o se a metà ti viene da dire "dipende", le regole non sono ancora pronte. Quel lavoro di chiarimento è già un risultato: spesso rende il processo più veloce prima ancora di toccare il software.
Come leggere le risposte
- Frequente, con errori costosi e regole chiare: è il candidato ideale. Parti da qui.
- Frequente, ma con regole confuse: prima chiarisci le regole, poi automatizzi.
- Raro e semplice: lascia stare. Un promemoria costa meno di un programma.
- Raro, ma con errori molto costosi: spesso basta una lista di controllo, non del software.
Un esempio concreto
Prendiamo un negozio che riceve ordini da più canali e li riporta a mano nel gestionale. Il passaggio si ripete decine di volte al giorno (domanda 1), un errore genera una spedizione sbagliata o un prodotto venduto due volte (domanda 2), e le regole sono nette: ogni ordine ha un codice, un cliente e una quantità (domanda 3). Tre risposte su tre: è il primo processo da automatizzare.
Al contrario, la preparazione di un'offerta personalizzata per un cliente importante è rara, con regole che cambiano caso per caso. Fa male, ma non è il punto da cui cominciare: lì serve un buon modello di preventivo, non un programma.
Parti piccolo
Il primo processo non deve essere il più importante: deve essere abbastanza piccolo da provarlo in pochi giorni e abbastanza concreto da vedere la differenza. Un prototipo che chi lavora usa davvero insegna più di un documento di requisiti. Se funziona, si estende; se non funziona, hai speso poco e hai imparato dove stava il vero problema. Se vuoi capire come lavoro, trovi il metodo nella pagina servizi e alcuni casi reali tra i progetti.
Domande frequenti
Quanto costa automatizzare un processo?
Dipende dalla complessità, ma il costo si valuta sempre contro il tempo risparmiato in un anno. Un processo semplice e frequente si ripaga spesso in pochi mesi; uno raro e complicato quasi mai. Per questo la misurazione delle ore viene prima di qualsiasi preventivo.
Serve un gestionale nuovo per automatizzare?
Non sempre. Molto spesso basta collegare gli strumenti che già usi o costruire un piccolo pezzo che manca. Ne parlo in software su misura o gestionale pronto.
Quanto ci vuole per vedere il primo risultato?
Un prototipo su un processo piccolo si prova in pochi giorni. Non è il prodotto finito, ma basta per capire se la strada è giusta.
Se hai in mente un processo e non sai da che parte prenderlo, raccontamelo: ti dico se, come e in quanto tempo si trasforma in software.
